Hoe vinden de burger en de overheid elkaar in deze drukke digitale wereld?
Venenatis sollicitudin posuere elit consequat et enim. Neque tortor amet dictum tempor. Leo facilisis aliquet viverra scelerisque eleifend viverra est. At massa erat vel amet enim laoreet dictum pellentesque. Urna cursus quam pulvinar tellus. Duis fermentum nibh volutpat morbi. Et ac sed ultricies ut nunc sodales lectus. Ultricies pharetra mauris eget pellentesque accumsan tincidunt. Orci hendrerit cursus est.
Et urna ac et maecenas fusce amet. Nibh nec commodo massa sed. Tincidunt porttitor in pharetra egestas sit neque ac lacus. Amet a nunc et cum. Odio at volutpat volutpat in leo eget ipsum diam elementum. Erat magna arcu orci lorem senectus orci fringilla. Tincidunt metus nisl vitae maecenas pretium aliquet. At id pharetra in vestibulum lectus pellentesque venenatis molestie. Nibh ut facilisis.
Cursus curabitur euismod vel fermentum sapien non dolor odio vel. Tortor lectus mauris in praesent a tincidunt nam. In aenean odio aliquet pretium viverra elit quis magna. Eget ut risus posuere velit purus nisi nec sollicitudin. Tellus enim interdum neque sit vestibulum lacus. Nam pulvinar a lectus justo aliquet integer amet.
“Sed id mi eget urna facilisis pharetra. Nunc viverra est at magna maximus consectetur. Sed nec maximus augue. Aliquam commodo sem eu nisl efficitur venenatis. Proin eu suscipit lorem. Nam vitae aliquet augue. Morbi rutrum ultrices lorem molestie suscipit. Sed mattis luctus odio eu porta.”
Sed non quis tellus velit orci. Quam sed mauris elementum tempor viverra. Luctus semper risus ipsum id diam praesent. Pretium eget mauris ultrices curabitur sed sem amet. Erat nulla habitant in mattis massa mi adipiscing ullamcorper condimentum. Erat quisque integer tincidunt ac amet tempor vulputate tristique. Venenatis neque odio a nulla iaculis euismod etiam.
Sed non quis tellus velit orci. Quam sed mauris elementum tempor viverra. Luctus semper risus ipsum id diam praesent. Pretium eget mauris ultrices curabitur sed sem amet. Erat nulla habitant in mattis massa mi adipiscing ullamcorper condimentum. Erat quisque integer tincidunt ac amet tempor vulputate tristique. Venenatis neque odio a nulla iaculis euismod etiam.
Sed non quis tellus velit orci. Quam sed mauris elementum tempor viverra. Luctus semper risus ipsum id diam praesent. Pretium eget mauris ultrices curabitur sed sem amet. Erat nulla habitant in mattis massa mi adipiscing ullamcorper condimentum. Erat quisque integer tincidunt ac amet tempor vulputate tristique. Venenatis neque odio a nulla iaculis euismod etiam.
Drie keer op rij werd Gemeente Den Haag digitale gemeente van het jaar. “Dat is natuurlijk een geweldig compliment, maar we gaan niet achteroverleunen,” aldus De Jager. “Integendeel, we blijven goed luisteren naar de burger en ondernemer. Waar zit de behoefte? We zien dat de digitale overheid steeds meer toeneemt. Daarom is het belangrijk dat het aanbod hierbij aansluit en dat we onze processen goed structureren aan de voor- en achterkant.”
In 2018 werkte Octobox met diverse gemeenten, waaronder Den Haag, samen in een living lab. Deze proeftuin was onderdeel van de Pilotstarter E-mailbewaring in het kader van de Digitale Agenda 2020 van de VNG. “Bij het living lab hebben we ons vooral gericht op de aanvraag van parkeervergunningen,” vertelt De Jager. “Van een bewoners-, huisarts- tot een bedrijfsvergunning. Met documenttypen zoals een aanvraagformulier, bewonersbrief, machtiging, etcetera. Een gemixt proces van gestructureerde en ongestructureerde data die ook nog eens via verschillende stromen binnenkwamen.”
“Het was een grote uitdaging om alle data archiefwaardig in het systeem te zetten. Maar het is gelukt! Het proces is door het geautomatiseerd laten uitlezen van een functionele e-mailbox efficiënter geworden waardoor de kwalitatieve snelheid van afhandeling is toegenomen. En daar zijn we trots op. Hetzelfde hebben we ook gedaan met het facturenproces. Ook dat proces is volledig geautomatiseerd. We willen een transparante en innovatieve gemeente blijven. Dat doen we door practical cases, zoals die van parkeren en facturen, vanuit Informatiebeheer te faciliteren.”
“We moeten de burger vertrouwen geven dat het goed komt en dat we eenduidig werken. Het moet veilig voelen.”
We leven in een grote digitale wereld. Per dag komen er tienduizenden mailtjes binnen bij verschillende overheidsorganisaties: van ‘simpele’ klachtmeldingen van inwoners tot miljoenenoffertes van ketenpartners. Deze twee werelden sluiten meestal niet goed op elkaar aan. De uitdaging is om de overheid met de burger te verbinden, maar ook om de verschillende overheden met elkaar te koppelen. “Op lange termijn wil gemeente Den Haag meer actieve onderlinge uitwisseling van kennis en practical cases tussen andere overheden,” gaat De Jager verder. “Het werken aan toegankelijke informatie die onderling kan worden gedeeld moet op orde en recyclebaar zijn. De VNG is in ieder geval voor de intergemeentelijke samenwerking hét platform om kennis en informatie te delen met elkaar. We moeten de burger vertrouwen geven dat het goed komt en dat we eenduidig werken. Het moet veilig voelen.”
Met archivarissen, proceseigenaren, de business en met collega’s informatievoorziening wil Octobox in samenwerking met gemeenten werkbare concepten rondom het bewaren van e-mail ontwikkelen. Het aanvragen van zo’n parkeervergunning is er daar één van. Toch is techniek maar één onderdeel van de oplossing en software slechts één van de bouwstenen. Uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van de informatiestroom. Een mooie aanbeveling uit het living lab is ‘werk met elkaar samen en kom tot goede innovatieve oplossingen waar de burger en ondernemer blij van worden’. Een goede informatiehuishouding is van cruciaal belang voor het hele proces.
